Cum te-ai alăturat echipei BRAIN Institute?

Anterior, am coordonat biroul de Internări al unei rețele private de sănătate, unde colaboram cu mai mulți medici, printre care și cu dr. Sergiu Stoica. Îmi doream să lucrez direct cu dumnealui. Astfel, când am auzit că voia să deschidă un centru specializat în neurochirurgie și își formează echipa, nu am stat deloc pe gânduri și l-am urmat.

Care este rolul unui manager de pacienți? 

Mențin tot timpul o comunicare apropiată cu pacientul și încerc să îl ajut în tot ceea ce are nevoie: programări, recomandări și sprijin sufletesc. Majoritatea pacienților noștri vin cu patologii grave; îi înțeleg că trec prin momente de cumpănă și au nevoie de tot ajutorul.

Cum arată o zi din viața unui manager de pacienți?

Programări telefonice

La începutul programului, în jur de 8:30-9:00, preiau apelurile, organizez programările și pregătesc internările.

Zilnic, primesc covârșitor de multe telefoane de la pacienții cu afecțiuni cerebrale. Apelurile pe care nu reușesc să le preiau imediat, pentru că se suprapun uneori și 4-5 apeluri în același timp, le reiau în primul moment liber. Întrucât majoritatea pacienților noștri suferă de afecțiuni grave, o convorbire telefonică nu are o durată standard: oferim pacientului toate detaliile de care are nevoie, aflăm informațiile importante pentru înțelegerea cât mai complexă a cazului și ne asigurăm că ceea ce am transmis este cât se poate de clar. La fel procedează și colegele mele responsabile de preluarea apelurilor la BRAIN Institute.

Pregătire dosare medicale

Pentru a le putea oferi cele mai bune răspunsuri, pacienții care ne sună sunt îndrumați să trimită pe email documentele medicale relevante (RMN sau CT) realizate recent, interpretarea scrisă, detalierea stării actuale (simptomatologie), informații despre cum s-a descoperit problema și ce îi supără, precum și numerele de telefon și adresa de email la care pot fi contactați.

Documentele medicale (RMN și/sau CT) pot fi trimise la adresa camelia.barbu@braininstitute.ro, cu ajutorul serviciilor de transfer fișiere mari (WeTransfer.com, Transfer.ro sau Fastupload.ro). Pentru a veni în sprijinul pacienților, am dezvoltat o modalitate mai simplă de a ne transfera informațiile de pe CD-urile cu RMN și CT. Acestea pot fi trimise prin formularul de contact de pe website https://www.braininstitute.ro/programeaza-te/, după ce au fost arhivate (zip sau rar).

Prin trimiterea în prealabil a tuturor informațiilor și investigațiilor, pacienții își eficientizează propria consultație, evitând astfel drumuri inutile.

De asemenea, documentele pot fi trimise cu ajutorul unui serviciu de transfer de documente precum WeTranfer, Transfer.ro sau Fastupload.ro, la adresa mea de email camelia.barbu@braininstitute.ro. În cazul pacienților care au mai fost operați, pentru o mai bună înțelegere a cazului, sunt necesare și alte documente precum biletul de externare, rezultatele biopsiei, imagini pre și postoperatorii.

De asemenea, mă ocup de cazurile pe care le primim, fie pe email, fie prin curier, fie direct la spital. Împart cazurile pe categorii, împreună cu medicii, apoi iau legătura cu pacienții care au trimis informații incomplete.

Răspunsuri

După trierea emailurilor, pregătesc cazurile. Când dr. Stoica termină intervențiile, precum și vizitele la pacienții operați, vedem împreună cazurile primite: îmi notez toate recomandările dumnealui, iar apoi transmit pacienților (pe email sau telefonic) toate informațiile primite. Totodată, programez pacienții care au indicație de operație și vor să vină la noi la control, precum și pe cei care au recomandări la specialitățile conexe (de exemplu, la neurologie).

În fiecare zi vedem cazuri și răspundem pacienților. De obicei, dăm o marjă de răspuns de 2-3 zile, deoarece cazurile sunt studiate cu maximă atenție și fără presiunea timpului. Mai mult, dr. Sergiu Stoica are majoritatea timpului alocat intervențiilor chirurgicale, iar acestea nu au o durată standard, ci se desfășoară atât cât este necesar pentru fiecare pacient în parte, astfel încât succesul operației să fie maxim.

Avem un număr extrem de mare de pacienți, și pentru a-i ajuta într-un mod cât mai eficient, a fost necesară organizarea consultațiilor astfel încât să acordăm întâietate cazurilor urgente și pacienților cu nevoi neurochirurgicale reale.

Post-intervenție

Mă asigur că pacienții care se externează primesc tot ceea ce au nevoie,  inclusiv scrisori și concedii medicale.

În cazul unei biopsii, după operație, contactez laboratorul anatomo-patologic, trimit rezultatele când sunt gata (7-10 zile lucrătoare) și, după caz, fac programările la chimio/radioterapie.

Pacienții ne pot contacta și după externare, având toate numerele de telefon ale medicilor, precum și pe al meu sau, după caz, al colegelor responsabile de afecțiunile spinale.

Cum se desfășoară ziua de consultații?

În dimineața zilei de consultații, întâi programez toți pacienții de pe listă în sistem. Apoi, lista de consultații este împărțită în două categorii: pacienții care vin la control post-operator și cei care vin la primul consult la noi. Pentru cei care vin la consultul de control post-operator, pregătesc dosarul fiecăruia: printez biletele de externare și rezultatele de la biopsie, astfel încât dr. Stoica să își amintească cazul.

Pacienții care vin la primul control, de obicei, sunt cei al căror caz îl primim pe email. În ziua consultației, pentru a-și aminti cazul, îi prezint doctorului Stoica toate documentele trimise de pacient, precum și recomandările deja făcute de dumnealui. Asist la consultație și sunt atentă la toate detaliile spuse de dr. Stoica, fiind important să știu următorii pași dacă pacientul urmează să se opereze la noi. Ulterior, ajut pacientul cu tot ceea ce recomandă dr. Stoica (programări la alte specialități sau investigații ș.a.).

Indiferent de nivelul de solicitare, toți medicii BRAIN Institute acordă suficient timp pentru a asculta și înțelege în mod cuprinzător îngrijorările și problemele medicale ale pacienților, fără a grăbi consultațiile. Consultul durează, de obicei, mai mult decât standardul general, astfel încât pacienții să poată primi toate răspunsurile de care au nevoie.

Care sunt marile provocări la BRAIN Institute?

Mă impresionează foarte mult cazurile de copii sau persoane foarte tinere diagnosticate cu tumori maligne, pentru că prognosticul acestora este rezervat. Fiind la rândul meu mama unei adolescente, nu pot să nu mă pun în situația lor.

Îmi amintesc, în mod deosebit de o pacientă căreia i-a recidivat un meningiom malign de vreo cinci ori. Ca să o încurajez să meargă mai departe, am rămas într-o duminică și am mers împreună la biserica de lângă noi. Avea mare încredere în mine și tot timpul mă căuta să o încurajez și să o mai liniștesc.

Ce înseamnă pentru tine BRAIN Institute?

În primul rând, BRAIN Institute este ca o familie și ne purtăm ca atare: ne sprijinim unii pe alții, ne suntem aproape și împărțim totul între noi. Pacienții noștri sunt, de asemenea, membri ai acestei familii.

Îmi place toată echipa BRAIN Institute, iar faptul că lucrez alături ei este o bucurie foarte mare pentru mine. Mai mult, este o onoare să lucrez cu dr. Stoica, un medic atât de important și renumit, un bun profesionist și un om deosebit.

Cum îți petreci timpul liber?

Când nu lucrez, încerc să îmi încarc bateriile cum pot. De trei ori pe săptămână merg la sală, iar în weekend încerc să petrec cât mai mult timp cu fiica mea de 16 ani.